Archiwizacja papierowa a elektroniczna – porównanie rozwiązań
Archiwizacja papierowa opiera się na fizycznym przechowywaniu akt w segregatorach i pudłach. Artykuły te trafiają do szaf metalowych lub archiwów z kontrolowaną temperaturą. Wymaga zabezpieczenia przed wilgocią i szkodnikami. Elektroniczne archiwum polega na digitalizacji dokumentów i zapisie w systemie DMS. Obydwa rozwiązania mają swoje mocne i słabe strony, które warto poznać przed wyborem.
Różnice w kosztach przechowywania
Archiwizacja papierowa generuje koszty zakupu segregatorów, pudel i szaf. Trzeba uwzględnić wydatki na regały oraz utrzymanie pomieszczenia archiwum. Koszty rosną wraz z ilością dokumentów i potrzebą dodatkowej przestrzeni. Elektroniczne rozwiązanie wymaga inwestycji w skaner i oprogramowanie do zarządzania. Do tego dochodzą koszty serwerów i licencji na oprogramowanie DMS. W dłuższej perspektywie archiwizacja elektroniczna może obniżyć całkowite wydatki na magazynowanie.
Dostępność dokumentów
W archiwum papierowym przeszukiwanie akt wymaga fizycznej obecności i przeglądania segregatorów. Zajmuje to wiele czasu, gdy liczba dokumentów jest duża. Elektroniczne archiwum pozwala na wyszukiwanie pełnotekstowe w sekundach. Dokumenty dostępne są z komputera lub urządzenia mobilnego. To przyspiesza pracę zespołu i pozwala na szybsze podejmowanie decyzji. Jednoczesny dostęp przez wielu użytkowników jest możliwy wyłącznie w rozwiązaniu cyfrowym.
Bezpieczeństwo i ochrona danych
Papierowe archiwum narażone jest na ryzyko pożaru, zalania i kradzieży. Skomplikowane procedury bezpieczeństwa wymagają instalacji czujników i systemów przeciwpożarowych. Elektroniczne archiwum korzysta z kopii zapasowych i szyfrowania danych. Backup w chmurze lub na zewnętrznych serwerach chroni przed utratą dokumentów. Kontrola dostępu w systemie DMS pozwala przydzielać uprawnienia według ról służbowych. Pozwala to lepiej zabezpieczyć wrażliwe informacje.
Zgodność z wymogami prawnymi
Prawo wymaga przechowywania dokumentów przez określony czas i zapewnienia poufności danych osobowych. Archiwizacja papierowa musi respektować normy bezpieczeństwa i warunki przechowywania akt. Elektroniczne rozwiązania wymagają wdrożenia procedur retencji i polityki dostępu. System DMS może automatycznie usuwać dokumenty po zakończeniu okresu archiwizacji. Pozwala to uniknąć kar za przechowywanie dokumentów po terminie. Automatyzacja procesów spełnia wymogi RODO i archiwizacji skarbowej.
Efektywność pracy i oszczędność czasu
Przeglądanie papierowych akt trwa długo, zwłaszcza przy dużej ilości dokumentów. Częste opuszczanie stanowiska pracy w celu pobrania dokumentu obniża produktywność. Cyfrowe archiwum pozwala na dostęp do akt z poziomu biurka lub zdalnie. Wyszukiwanie za pomocą słów kluczowych skraca proces znalezienia potrzebnych danych. Wysyłanie skanu elektronicznego trwa znacznie krócej niż kopiowanie i wysyłka papierowych kopii. Dzięki temu praca przebiega sprawniej i bardziej komfortowo.
Skalowalność i rozwój systemu
Zwiększenie ilości papierowych akt wymaga nowych regałów, segregatorów i powierzchni archiwum. To oznacza dodatkowe koszty adaptacji pomieszczeń biurowych. W elektronicznym systemie dodawanie nowych dokumentów nie wymaga dodatkowej infrastruktury fizycznej. Rozwiązanie chmurowe pozwala na nieograniczone zwiększenie przestrzeni dyskowej. W razie potrzeby skorzystania z większej mocy serwera wystarczy rozszerzyć pakiet usług. Skalowalność cyfrowego archiwum jest łatwa i elastyczna.
Decyzja między archiwizacją papierową a elektroniczną zależy od budżetu i potrzeb organizacji. Papierowe archiwum sprawdzi się w małych firmach o ograniczonej liczbie dokumentów. Duże przedsiębiorstwa zyskują na efektywności dzięki systemom DMS i digitalizacji dokumentów. Wdrożenie hybrydowego modelu może łączyć zalety obu rozwiązań. Migracja kluczowych akt do postaci cyfrowej podnosi elastyczność i bezpieczeństwo. Kompleksowe podejście do archiwizacji poprawia zarządzanie dokumentacją i minimalizuje ryzyko.
Autor: Ireneusz Błaszczyk
Zobacz też:
Czy warto prowadzić księgowość e-commerce samodzielnie, czy lepiej wybrać biuro rachunkowe?
Kurs SEO i kurs Google Ads – przepis na skuteczny marketing internetowy
Biuro rachunkowe online – dlaczego cyfrowa księgowość wyznacza kierunek rozwoju w Polsce?
Kluczowe zalety wirtualnego biura dla rozwoju małego biznesu